Как хранить данные клиентов

У частнопрактикующего терапевта данные клиентов обычно разложены по привычным местам: заметки в телефоне, аудио в папке «Загрузки», переписка в мессенджере, расписание в гугл-календаре с именами. Каждое место по отдельности кажется безобидным.

Между тем всё это вместе — данные о здоровье конкретных людей, которые доверили их вам, а не вашему облаку.

Что именно считается данными о здоровье

Не только запись сессии. К тому же разряду относятся:

• заметки о том, с чем человек работает;
• расшифровки и тезисы;
• переписка, где обсуждается состояние;
• список клиентов сам по себе — то, что человек ходит к гипнотерапевту, уже сведение о нём;
• расписание с именами и поводами встречи.

Последние два пункта обычно упускают. Экран телефона с календарём «Анна К. — панические атаки» в кафе рассказывает больше, чем кажется.

Привычные места, которые не подходят

Мессенджеры как архив. Переписка с клиентом в мессенджере — нормальный способ договориться о времени. Но она остаётся там навсегда, копируется на все ваши устройства и попадает в резервную копию облака. Обсуждать содержание работы там не стоит, а пересылать записи сессий — тем более.

Общий диск семьи. Папка, которую видит ещё кто-то дома, — самый частый путь утечки, и самый обидный.

Папка «Загрузки». Туда однажды скачали файл, чтобы послушать, и он там остался. При удалении записи из приложения эта копия не удаляется.

Почта как хранилище. Письмо с вложением лежит на сервере, пересылается, находится поиском и переживает смену ваших устройств.

Ноутбук без пароля и шифрования диска. Украденный ноутбук — это не потеря техники, а доступ ко всем вашим клиентам сразу.

Практический минимум

• Шифрование диска на компьютере и телефоне. На современных системах включается в настройках и ничего не замедляет.
• Разные пароли и менеджер паролей. Один пароль на все сервисы означает, что утечка у любого из них — утечка у всех.
• Двухфакторный вход везде, где есть данные клиентов.
• Отдельная учётная запись для работы. Не та, в которой семейные фотографии и подписки.
• Блокировка экрана с коротким таймером. Банально и работает.
• Одно место вместо пяти. Самое важное из списка: данные, разложенные по пяти местам, нельзя ни защитить, ни удалить целиком.

Резервные копии — отдельный разговор

Копии нужны: потерять историю работы с клиентом почти так же плохо, как дать её прочитать чужому. Но у копий есть свойство, о котором забывают — они переживают удаление.

Клиент попросил удалить запись, вы удалили её из приложения, а в резервной копии месячной давности она осталась. Формально вы просьбу не выполнили.

Поэтому у копий должен быть срок жизни, и вы должны его знать. «Хранится 30 дней, дальше стирается» — нормальный ответ. «Не знаю» — нет.

Сторонние сервисы

Как только вы пользуетесь чем-то, кроме собственного компьютера, появляется вторая сторона: сервис записи, распознавания речи, хранилище. Это нормально и почти неизбежно — но об этом должен знать клиент, и это должно быть в согласии.

Что стоит выяснить о любом таком сервисе до того, как отдавать ему записи:

• где физически лежат данные;
• используются ли они для обучения моделей;
• можно ли удалить всё и что при этом действительно удаляется;
• что будет с вашими данными, если сервис закроется;
• можно ли выгрузить свои данные и в каком виде.

Последний пункт — проверка на честность. Сервис, из которого нельзя забрать свои данные, рассчитывает на то, что вы не уйдёте, потому что не сможете.

Если данные всё-таки утекли

Украли ноутбук, отправили файл не тому человеку, взломали почту. Порядок действий одинаковый:

• Остановить. Сменить пароли, закрыть доступы, отозвать ссылку.
• Понять объём. Чьи данные и какие именно.
• Сказать людям. Тем, кого это касается, — прямо, без смягчений.
• Записать, что произошло и что вы сделали, с датами.

В ряде стран о серьёзных утечках нужно сообщать надзорному органу, и срок на это короткий — порядка нескольких суток. Узнайте заранее, как это устроено там, где вы работаете: искать ответ в момент происшествия поздно.

И о людях, а не о правилах

Всё перечисленное сводится к одной мысли. Человек рассказал вам то, чего не говорил никому, — и единственное, о чём он вас при этом просил, пусть и молча, чтобы это осталось между вами.

Шифрование диска и сроки хранения копий — это просто способ сдержать обещание, которое вы дали, ещё не начав работать.